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企业学问创新案例之四——采用物资管理App促进效能监察

发表时间:2014-10-23


物资管理是企业的一项基础管理,如何借助网络平台,实现资源共享,对物料预算、采购、仓储、结算各环节的业务流程进行控制,特别对海外项目物资管理实施监管,实现物资管理业务操作程序化、采购管理定量化、采购过程监督化、数据分析完善化,提升企业物资管理的能力,企业与相关单位合作开发了物资管理App。为了更好地促进物资管理App的使用,企业决定对该App使用情况实施效能监察。

一、活动理念

企业转型发展给企业带来了很大的发展机遇,而管理能力提升则是企业做大做强的关键。纪检监察要融入企业发展,聚集重点领域、关键环节,创新纪检监察工作方式,为企业发展保驾护航。

开展物资管理App使用情况效能监察,是把物资管理与App使用情况结合起来,通过效能监察,发现管理过程中的薄弱点,分析存在问题的原因,强化基础管理,促进管理能力的提升。

二、活动过程

(一)选题立项

App使用之初,由于项目管理人员对App操作不熟悉,嫌App规范、责任分明、不能变通,对App使用积极性不高,甚至有些人感到App使用束薄手脚,产生抵触情绪。为此,在企业效能监察小组的领导下,决定由企业审计监察部和物资管理部联合对物资管理App的使用进行效能监察,以达到管理规范,降低成本,提高效益的目的。

(二)组织准备

1、组织领导。物资管理App使用效能监察工作在企业纪委、监察审计部的领导下,由企业物资管理部、项目部共同参与配合。成立物资管理App效能监察工作小组,组长由企业纪委书记兼任,组员由企业纪委、监察审计部、物资管理部和项目部成员组成。

2、监察内容。按照效能监察的工作目标,重点对App的使用时间、预算的及时性、操作的规范性等环节加强监督控制,促进项目管理提升和经济效益提高。

3、工作步骤。物资管理App效能监察活动将贯穿于App使用的全过程,主要分三个阶段:

第一阶段:策划阶段

成立物资管理App使用效能监察工作小组,制定效能监察实施方案,明确效能监察工作重点,分解落实各部门效能监察工作职责。

第二阶段:实施阶段

1)建立定期监督机制。按照效能监察的要求,采取定期检查、重点督查、随机抽查、日常检查、跟踪督查、督促整改等办法,实施监督检查。

2)建立中途推进机制。定期召开工作例会,汇报、交流效能监察过程中的进展情况,分析、研究和解决效能监察工作中发现的问题,发出整改建议。

第三阶段:总结阶段

1)形成监察报告。物资管理App使用效能监察结束后,在使用项目开展自查的基础上,完成效能监察工作报告,形成效能监察绩效评估意见。

2)督促整改落实。针对效能监察过程中发现的薄弱环节和存在的问题,提出监察建议,督促使用项目深入分析,寻找对策,有针对性地进行整改,形成长效管理机制。

3)加强闭环管理。认真做好效能监察过程中的“立项、实施准备、组织实施、拟定监察报告、做出监察处理、跟踪落实、总结评审和归档立卷”等八项基础工作,实行闭环管理,提高效能监察工作规范化水平。

4、工作要求:

1)明确目标。把做好服务、督促督办作为物资管理App使用效能监察的首要任务来完成,促进项目管理提升和经济效益提高。

2)注重调研。要认真学习和熟悉物资采购流程和工作程序,深入调查研究,主动了解App使用中遇到的问题,对检查中发现的问题要区分不同情况进行协调处理。

3)密切配合。监察小组在工作中既要履行好效能监察的职责,又要注重部门之间的密切协作、相互配合,形成良好的效能监察联动机制,加强相互之间的工作联系和沟通,协调一致的开展工作。

4)成果应用。要加强效能监察成果的推广应用,着力在查找问题、后续整改落实、巩固效能监察成果上下功夫,及时总结提炼效能监察过程中的典型做法和经验,发挥示范引领作用。

(三)监察过程

1、定期监督

1)定期检查。效能监察小组每季度结合项目技经管理对标检查对项目物资管理App使用进行定期检查,检查项目物资采购是否使用物资管理App,技术员是否及时申报材料预算,各级审批是否履行职责,物资采购过程是否规范,大宗物资采购是否货比三家,材料使用是否按需分批领用,采购资金是否与财务对账一致。

2)重点督查。在项目施工初期,重点督查项目使用物资管理App情况,是否接通网络,配置机器,操作人员是否经过培训。

3)日常检查、随机抽查。通过问询、登录App查看等方法,对物资管理App使用进行日常检查,随机抽查物资采购是否通过App申报,审批是否按流程进行,采购过程有无越权行为,入库登记是否及时规范。 

4)跟踪督查。对检查中发现的问题,提出口头或书面意见,督促其整改,并对整改情况进行跟踪督查,直至整改完毕。

2、中途推进

在App的使用过程中,定期召开工作例会,汇报、交流效能监察过程中的情况,分析、研究和解决效能监察工作中发现的问题。与此同时,经常与使用项目进行沟通,了解App的使用情况,遇到的问题,并反馈到企业物资管理部加以解决,促进物资管理App规范使用。

(四)问题及整改

通过物资管理App使用效能监察,发现存在一些管理上的问题,以下是存在的问题和整改情况。

1、神头项目网络经常断线,不能及时录入数据。神头项目位于山上,网络信号较弱不稳定,项目尽量满足物资管理App的使用需要,并在网络通畅的时候,抓紧时间补录数据,最大限度的满足App的正常使用。

2、清水川项目在施工初期,项目经理对物资管理App流程的审批有异议,要求增加项目经理采购与付款审批权限,因此采购计划未予以审批。效能监察发现后,及时与项目经理和企业物资管理部沟通、协调,在App中增加了项目经理采购与付款审批流程,项目也马上将积压的采购计划未予以审批,使项目物资采购管理走上了正规的轨道。

3、新海项目开工后,一直使用手工记账方式,未按企业规定使用物资管理App,材料采购用款与财务对账不一致。效能监察发现后,要求项目马上整改。项目部领导非常重视,当即召开了项目部物资人员会议,要求严格实行企业规定。项目物资及时整改,对新发生的物资采购业务马上使用物资管理App,对以前发生的采购业务,在2个月内完成数据补录,与财务对账一致。

三、活动成效

1、经济效益。物资管理App的使用,一方面通过企业集中采购,将现有项目所需的原材料、加工件等大宗物资集中后询价谈判,从价格上降低了材料的采购成本。另一方面通过预算审核,减少了无预算材料采购,从数量上降低了材料的采购成本,取得了可观的经济效益。

2、管理效益。物资管理App的运用,实现了物资预算、申购、计划、订单、入库的流程化管理,并且所有流程全部在网上操作,设置了流程中的控制点,做到审核透明化、管理规范化、工作精细化,同时也使监督管理的手段信息化、科学化,提高了监督管理的科学化水平和监督管理的有效性。

3、反腐倡廉成效。通过该次监察,关键岗位人员签订了个人岗位廉政风险防范承诺表,使从业人员清醒地认识到自己的岗位潜在廉政风险,并对廉政风险防范作出承诺,把监察关口前移,从过程监察前移到事前预防。同时,通过信息化手段隔离人为因素的影响,从根本上杜绝了违纪违规现象的发生。

 

信息来源:二企业 龚伟廉


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